На выбор стиля лидерства влияют три группы факторов: готовность и зрелость команды, характер ситуации и собственный профиль руководителя. Один и тот же человек эффективен в директивном стиле во время кризиса и неэффективен в нём же при работе с опытной командой — стиль подстраивают под контекст, а не выбирают раз и навсегда.
Психологи Пол Херси и Кен Бланшар в 1969 году в книге «Management of Organizational Behavior» показали: эффективный стиль зависит от готовности подчинённого — сочетания компетентности и мотивации выполнить конкретную задачу. Новичку без опыта подходит директивный стиль с чёткими инструкциями; опытному и мотивированному сотруднику — делегирование с минимальным контролем. Один и тот же человек может находиться на разных уровнях готовности в разных задачах: уверенно вести переговоры, но только учиться работать с отчётностью. Бланшар позже перенёс идею гибкого управления в практическую плоскость в книге «Одноминутный менеджер», написанной вместе со Спенсером Джонсоном.
Дэниел Гоулман, Ричард Бояцис и Энни Макки в книге «Эмоциональное лидерство» описали шесть стилей руководства и показали, какая ситуация требует какого стиля. Кризис и необходимость быстрых решений оправдывают директивный стиль, даже если в спокойной обстановке он подавляет инициативу команды. Формирование долгосрочной стратегии и вовлечённости, наоборот, требует демократического или коучингового стиля — прямой приказ здесь не создаёт согласия, которое понадобится на этапе исполнения.
Ицхак Адизес в книге «Идеальный руководитель» показал: стиль лидерства во многом определяет не ситуация, а то, какую из четырёх функций управления — производство результата, администрирование, предпринимательство или интеграцию — руководитель выполняет лучше остальных. Человек с сильной предпринимательской функцией естественно тяготеет к директивному, быстрому стилю, а человек с сильной интегрирующей функцией — к демократическому, даже когда ситуация формально требует другого подхода. Осознание своего профиля помогает заметить разрыв между стилем, который нужен, и стилем, который выбирают по привычке.